OyslanderРішенняДля бізнесу

Коли операційка переросла таблиці

Для компаній на 20–200 людей, де процес починає розсипатися: замовлення губляться між інструментами, цифри доводиться перевіряти перед кожною нарадою, а кілька людей тримають усе на памʼяті. Спершу стабілізуємо те, що ламається, потім будуємо систему, якою це мало бути.

  • Аудит процесів
  • CRM/ERP під ваш процес
  • Заміна легасі
  • ШІ в рутині
Обговорити аудитІнший напрям: Для фаундерів

Проблема

Ознаки, що все розсипається

  • Реальний процес живе в таблицях, чатах і в голові однієї людини.
  • Ті самі дані вводяться двічі або тричі, і копії не збігаються.
  • Жодному звіту не вірять, поки хтось не перевірить його вручну.
  • Коробкову CRM купили, а половина роботи все одно відбувається поруч із нею.

Робота

Що ми робимо

Аудит процесів

Ми сидимо з операційкою, поки вона працює, і описуємо, як насправді рухається робота, — включно з тим, чого ніхто не записав. Ви отримуєте карту: де ламається, скільки коштує кожен збій і що виправляти першим.

CRM/ERP під ваш процес

Замовлення, виробництво, склад, собівартість і звітність в одній моделі даних, побудованій навколо того, як компанія вже працює. Постачаємо по одному сценарію, і кожен іде в щоденну роботу з першого релізу.

Заміна легасі

Переїзд із внутрішнього ПЗ, яке бізнес переріс, по одному сценарію, а стара система лишається запасним варіантом, поки нова не забере трафік.

ШІ в рутині

Документи, чеки та фото перетворюються на структуровані записи; класифікація, маршрутизація і чернетки всередині процесу. Усе це обмежене валідацією, тож збій має вигляд видимої відмови, а не тихо неправильної цифри.

Кейси

Як це було в інших

ШІ · Витрати

Витрати на ШІ повернулися в межі бюджету без втрати якості

Було
Витрати на використання ШІ-інструментів у внутрішньому робочому продукті приблизно вчетверо перевищили плановий рівень за незмінного навантаження. Постало питання, чи виправдовують ці функції свою вартість.
Що зробили
Провели аудит кожного етапу на реальній роботі: які результати ШІ справді використовують співробітники, де система виконує зайву роботу і де помилки виникають ще до моделі — на етапі підготовки даних. Автоматичними залишили лише затребувані операції, решту перевели на запуск за запитом, запровадили ліміти й поетапну обробку.
Підсумок
Пікове навантаження обходиться приблизно на 70% дешевше й укладається в бюджет, а система відповідає помітно швидше. Перехід на дорожчу модель не знадобився.

Процеси · Системи

Єдина система як основа єдиного процесу

Було
Підрозділи працювали за різними правилами й у різних інструментах. Спільного стандартизованого процесу не було, і частина заявок губилася на стиках між командами.
Що зробили
Перевели команди в одну систему, адаптовану під реальний процес компанії. Міграція показала, на яких етапах заявки випадають із роботи, і разом із керівниками ми перебудували організацію роботи підрозділів, а не лише налаштування системи.
Підсумок
Єдиний процес для всіх команд і усунена причина втрат — на рівні організації роботи, а не лише інструменту.

Аналітика

Аудит звітності перед управлінськими рішеннями

Було
Один із ключових звітів показував помітно гірші результати роботи співробітників, ніж було насправді, а керівництво спиралося на нього під час оцінки.
Що зробили
Розібрали методику розрахунку й з'ясували, що система враховувала одну подію кілька разів — у кожного співробітника, якого вона стосувалася. Змінили логіку так, щоб показник відображав лише реальні випадки.
Підсумок
Показник знизився приблизно на 80% і став відповідати дійсності. Звіту знову можна довіряти під час ухвалення рішень.

З чого почати

Почніть з аудиту процесів

Фіксований обсяг, який ми погоджуємо після того, як побачимо процес. Оцінюємо з реального обсягу роботи, а не з першого враження.

  1. Дзвінок: чим займається бізнес і де болить
  2. Час із операційкою, поки вона працює
  3. Карта збоїв і того, скільки коштує кожен
  4. Поетапний план: перший сценарій для виправлення і що для цього потрібно

Команда

Мала команда з довгою історією

Ми — невелика команда, і в цьому наша сила. Кожен приходить зі своїм досвідом, а разом ми розв'язуємо задачу повністю: від першої розмови до системи, яка працює роками.

З вами говорять ті, хто робить роботу, — без ланцюжка посередників. Тому рішення ухвалюються швидко, а за результат відповідають конкретні люди.

Засновник — Андрій Тищенко

Розкажіть, де ламається

Як процес виглядає зараз і в якому місці він перестає працювати.

Зручніше в чаті?Написати у WhatsApp